Set Tiệc Trọn Gói Cho Doanh Nghiệp: Xây Ngân Sách Theo Quy Mô 15–50 Khách

Người phải trình duyệt ngân sách sự kiện cần đúng một thứ: một con số trọn gói, có cấu trúc rõ ràng, không phát sinh.

Bài này trình bày cách xây con số đó — và cách kiểm tra xem một báo giá có đáng tin hay không.

Cấu trúc một hoá đơn tiệc doanh nghiệp

Mọi báo giá đều gồm đúng 4 phần:

1. Tiền phòng — tính theo giờ, theo sức chứa và diện tích
2. Set tiệc / đồ ăn — trọn gói hoặc gọi lẻ
3. Đồ uống — bia, nước, rượu (thường tách riêng vì biến động nhiều nhất)
4. 5% phí dịch vụ + 10% VAT — tính trên tổng ba khoản trên

Công thức kiểm tra nhanh:
Tổng thanh toán = (Phòng + Đồ ăn + Đồ uống) × 1,155
Lưu ý: VAT tính trên tổng đã bao gồm phí dịch vụ, nên hệ số là 1,155 chứ không phải 1,15.

Set tiệc trọn gói gồm những gì

Một set tiệc doanh nghiệp tiêu chuẩn cho 10–15 khách thường có cấu trúc:

Mức giá tham khảo cho set này tại phân khúc cao cấp Quận 1: khoảng 6.500.000đ.

Vì sao set trọn gói tốt hơn gọi lẻ với sự kiện doanh nghiệp:

• Một con số duy nhất để trình duyệt
• Không phải ngồi cộng menu 60 món và đoán khẩu phần
• Bếp chuẩn bị trước, ra món đúng nhịp thay vì rải rác cả buổi
• Rẻ hơn 15–25% so với gọi lẻ tương đương

Bảng ngân sách theo quy mô (tiệc 4 tiếng, đã gồm 5% + 10% VAT)

Quy mô càng lớn, chi phí trên đầu người càng giảm — vì tiền phòng được chia cho nhiều người hơn. Đây là điểm nên đưa vào tờ trình nếu bạn đang cân nhắc gộp hai phòng ban làm chung một buổi.

Ba cách tối ưu ngân sách mà không hạ chuẩn

1. Chọn khung 17h–20h các ngày trong tuần.
Đây là cách tiết kiệm hiệu quả nhất và gần như không phải đánh đổi gì. Nhiều địa điểm giảm tiền giờ ở khung này (tại Avatar là 30%), trong khi đó cũng chính là khung tiệc công ty vốn đã muốn tổ chức — sau giờ làm, trước khi mọi người về nhà.

Với nhóm 30 người, khoản này đưa tổng từ 18.900.000đ xuống khoảng 18.000.000đ.

2. Tận dụng ưu đãi sinh nhật cho tiệc sinh nhật tập thể.
Nếu công ty tổ chức mừng sinh nhật nhân viên theo tháng, chọn người lớn tuổi nhất trong nhóm làm "nhân vật chính" — với chương trình giảm % bằng số tuổi, một người 45 tuổi mang lại mức giảm 45% tiền giờ.

3. Chốt số giờ ngay từ đầu và dự phòng thêm 1 giờ.
Tiệc vui thường kéo dài hơn dự kiến. Đưa sẵn 1 giờ dự phòng vào tờ trình còn hơn phải giải trình khoản phát sinh sau đó.

Ba khoản hay bị quên khi lập ngân sách

Cộng thêm khoảng 8–10% dự phòng vào tờ trình là mức hợp lý và thể hiện bạn đã tính kỹ.

Cách đọc một báo giá để biết có đáng tin không

Dấu hiệu tốt:

• Ghi rõ "chưa bao gồm 5% phí dịch vụ và 10% VAT" hoặc đã cộng sẵn và nói rõ
• Liệt kê cụ thể set tiệc gồm những món gì, không viết chung chung "combo A"
• Nêu rõ số giờ và cách tính giờ lẻ
• Có mục chính sách cọc và huỷ
• Gửi kèm ảnh phòng thật và thông số diện tích

Dấu hiệu cần hỏi lại:

• Chỉ có một con số tổng, không có chi tiết
• Không nhắc gì tới phí dịch vụ và VAT
• Không nói cách tính giờ lẻ (3 giờ 20 phút tính là 3,5 hay 4 giờ?)
• Né câu hỏi về hoá đơn

Mẫu email xin báo giá (copy dùng ngay)

Tiêu đề: Yêu cầu báo giá tổ chức tiệc công ty ngày [/] — [Tên công ty]

Chào Anh/Chị,

Bên em là [Tên công ty], đang tìm địa điểm tổ chức [tất niên / kick-off / tiệc tri ân] với thông tin như sau:

• Số khách dự kiến: __ người
• Ngày: //____, khung giờ: __h – __h
• Có phần phát biểu và trao thưởng: có / không
• Cần xuất hoá đơn VAT: có

Anh/Chị vui lòng gửi giúp em:

1. Báo giá trọn gói (đã gồm phí dịch vụ và VAT)
2. Diện tích phòng và sức chứa thực tế
3. Nội dung set tiệc chi tiết
4. Chính sách đặt cọc và huỷ
5. Thông tin chỗ đậu ô tô

Cảm ơn Anh/Chị.

Avatar Karaoke — set tiệc trọn gói cho doanh nghiệp tại Quận 1

• Set tiệc 12 món + 1 thùng bia cho 10–15 khách
• Phòng 8–50 khách
• Xuất hoá đơn VAT
• Đậu ô tô miễn phí
• 0915.03.1111 — gửi số khách + ngày, nhận báo giá trọn gói trong 30 phút

⏰ Khung 17h–20h trong tuần giảm 30% tiền giờ

Xem set tiệc & menu · gói tiệc công ty