Tất Niên Công Ty Ở TP.HCM: Ngân Sách, Kịch Bản & Checklist Cho HR

Tất niên là sự kiện nội bộ được mong chờ nhất năm — và cũng là sự kiện mà người tổ chức chịu áp lực lớn nhất. Ngân sách phải được duyệt, địa điểm phải đủ chỗ, chương trình phải không nhạt, và mọi thứ phải diễn ra trong đúng một buổi tối.

Bài này là quy trình đầy đủ, viết cho người thực sự phải làm việc đó.

Mốc thời gian: bắt đầu từ khi nào?

Đây là sai lầm phổ biến nhất. Mùa tất niên tại TP.HCM kéo dài từ giữa tháng 12 đến giữa tháng 1 âm lịch, và trong khoảng đó:

• Phòng lớn (từ 30 khách) ở khu trung tâm hết trước 3–4 tuần
• Khung giờ đẹp nhất — 17h–20h các tối trong tuần — hết trước tiên, vì đa số công ty tổ chức sau giờ làm
• Cuối tuần trong tháng 12 gần như kín từ đầu tháng 11

Lịch lùi chuẩn: bắt đầu tìm địa điểm trước 6 tuần, chốt và đặt cọc trước 4 tuần.

Bảng ngân sách trọn gói theo quy mô

Con số dưới đây là ngân sách trọn gói cho tiệc 4 tiếng, đã bao gồm 5% phí dịch vụ và 10% VAT — tức là con số bạn có thể đưa thẳng vào tờ trình.

Cách tiết kiệm mà không giảm chất lượng: tổ chức vào khung 17h–20h các ngày trong tuần. Nhiều địa điểm giảm tiền giờ ở khung này (tại Avatar là giảm 30%), và đây cũng chính là khung mà tiệc công ty vốn đã muốn tổ chức. Với nhóm 30 người, khoản này đưa tổng ngân sách xuống còn khoảng 18.000.000đ.

Ba khoản hay bị quên khi lập ngân sách:

1. 5% phí dịch vụ + 10% VAT — nhân tạm tính với 1,155
2. Quà tặng / phần thưởng cho phần bốc thăm may mắn hoặc vinh danh
3. Chi phí phát sinh giờ thứ 5 — tiệc vui thường kéo dài hơn dự kiến, nên dự phòng thêm 1 giờ tiền phòng

Checklist đếm ngược 30 ngày

D-30 — Chốt khung ngân sách và số người

• Lấy số nhân sự chính thức + khách mời dự kiến
• Xác định ngân sách trên đầu người được duyệt
• Chốt 2–3 phương án ngày (tránh trùng ngày họp tổng kết, ngày chốt sổ kế toán)

D-25 — Khảo sát 3 địa điểm

• Gửi cùng một yêu cầu báo giá cho 3 nơi: số khách + ngày + số giờ + có cần xuất VAT
• Chấm điểm bằng bảng tiêu chí (xem bài "8 tiêu chí thẩm định địa điểm")
• Đi xem trực tiếp ít nhất 1 nơi — ảnh trên mạng và thực tế có thể rất khác

D-21 — Trình duyệt

• Đính kèm: bảng so sánh 3 địa điểm, báo giá trọn gói, ảnh phòng, kịch bản sơ bộ
• Trình một phương án chính + một phương án dự phòng

D-18 — Đặt cọc và lấy xác nhận bằng văn bản

• Xác nhận phải ghi rõ: ngày, giờ vào – giờ ra, tên phòng, sức chứa, menu, tổng dự kiến, chính sách huỷ
• Gửi thông tin xuất hoá đơn VAT ngay lúc này, đừng đợi tới ngày tổ chức

D-14 — Chốt chương trình

• Ai phát biểu, phát biểu bao lâu (dưới 5 phút)
• Có trao thưởng/vinh danh không, danh sách người được vinh danh
• Có bốc thăm may mắn không, cơ cấu giải
• Chuẩn bị file cần chiếu lên màn hình: logo, video tri ân, ảnh hoạt động trong năm, bảng vinh danh

D-10 — Gửi thư mời nội bộ

• Kèm định vị Google Maps, hướng dẫn đậu xe, dress code (nếu có)
• Tạo form xác nhận tham dự để chốt con số thật

D-7 — Chốt số người cuối cùng với địa điểm

• Gửi file cần chiếu lên màn hình cho địa điểm chuẩn bị trước
• Xác nhận lại menu

D-3 — Chuẩn bị vật phẩm

• Quà, phần thưởng, banner, bảng tên (nếu có)
• Phân công: ai đón khách, ai giữ hoá đơn, ai chụp ảnh, ai điều phối chương trình

D-1 — Xác nhận lần cuối

• Gọi xác nhận với địa điểm
• Nhắc lại giờ trong nhóm chat công ty

D-Day — Có mặt trước 45 phút

• Kiểm tra phòng, âm thanh, micro, màn hình, chỗ đậu xe
• Test file chiếu lên màn hình
• Bố trí chỗ ngồi cho ban giám đốc và khách mời

Kịch bản tất niên 4 tiếng

Bốn lỗi khiến tất niên thất bại

1. Phát biểu quá dài. Ba lãnh đạo mỗi người 10 phút là 30 phút không khí đóng băng. Chốt trước: một người, dưới 5 phút.

2. Không có phần vinh danh. Tất niên chỉ ăn và hát thì năm nào cũng giống nhau. Phần vinh danh là thứ khiến người ta nhớ và kể lại.

3. Đặt phòng vừa khít số người. 40 người trong phòng 80m² thì thoải mái; trong phòng 60m² thì cả buổi ngột ngạt và không ai đứng lên chơi trò gì được.

4. Quên thủ tục hoá đơn. Đây là lỗi khiến người tổ chức phải giải trình dài nhất, dù nó là lỗi dễ tránh nhất.

Avatar Karaoke — địa điểm tất niên công ty tại Quận 1

• Phòng đơn 110m² cho 50 khách (không phải ghép hai phòng)
• Chiếu logo, video tri ân, bảng vinh danh lên màn LED phủ kín 4 tường
• Xuất hoá đơn VAT
• Xác nhận đặt chỗ bằng văn bản
• Đậu ô tô miễn phí
• 63–65 Phạm Viết Chánh, phường Cầu Ông Lãnh (Quận 1 cũ)
• 0915.03.1111 — báo giá trọn gói trong 30 phút

⏰ Khung 17h–20h các ngày trong tuần giảm 30% tiền giờ

Xem gói tiệc công ty · phòng lớn 30–50 khách · set tiệc trọn gói